Organizator wypoczynku dzieci i młodzieży zazwyczaj zwołuje przed wyjazdem spotkanie, w trakcie którego rodzice i opiekunowie mogą:
- poznać dokładny adres miejsca, w którym będzie przebywać dziecko oraz czas trwania obozu czy kolonii,
- sprawdzić termin wyjazdu i powrotu oraz miejsce i czas odbioru dziecka,
- dowiedzieć się, kim są kierownik wypoczynku oraz inni opiekunowie,
- dostać kontakt do kierownika oraz do ośrodka (w razie niemożności skontaktowania się z kierownikiem),
- upewnić się, czy została zapewniona opieka medyczna,
- sprawdzić, czy dziecko jest dodatkowo ubezpieczone od następstw nieszczęśliwych wypadków (KL i NNW), w przypadku wyjazdów zimowych (narty, snowboard) ubezpieczenie adekwatne do sportów turystycznych wraz z opcją ratownictwa,
- poznać warunki zakwaterowania (domki, namioty, ośrodek), zapytać o wyżywienie podczas pobytu,
- poznać program kolonii lub obozu,
- zażądać od organizatora listy rzeczy (zgodnie ze specyfiką obozu), które dziecko powinno zabrać z sobą,
- ustalić kwestię posiadania i korzystania przez dziecko z telefonu komórkowego,
- dowiedzieć się o zasadach korzystania z kieszonkowego, możliwości przechowywania pieniędzy i wartościowych przedmiotów, mówić ewentualne terminy odwiedzin u dziecka pamiętać o powiadomieniu o chorobach i dolegliwościach dziecka, w przypadku, gdy dziecko przyjmuje leki, należy napisać informację z nazwami leków, częstotliwością ich podawania oraz ją podpisać,
- poinformować organizatora o wszelkich nietypowych zachowaniach (moczenie w nocy, lunatykowanie, uczulenia żywieniowe itp.), które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo i komfort dziecka lub innych uczestników,
- oddać organizatorowi dokładnie wypełnioną kartę kwalifikacyjną oraz umowę indywidualną,
- ustalić z kierownikiem wypoczynku sposób postępowania w przypadku hospitalizacji dziecka w czasie wypoczynku.
W przypadku ratowania życia, udziela się natychmiastowej pomoc.
Materiał źródłowy: Edyta Kostrzewa, Poradnik Bezpiecznego Wypoczynku [dostęp: czerwiec 2015] <https://men.gov.pl/wp-content/uploads/2015/06/poradnik-bezpiecznego-wypoczynku.pdf>.